Cloud Shared Office

大規模な企業にも対応したクラウド型文書管理システム

パソコン
電子文書管理システムを導入する際は、その企業でどのような機能を必要としているか、またどの程度の規模に対応したシステムを選べばよいかなど、検討する点がいくつもあります。
「Cloud Shared Office」は、なんとユーザー登録数が5,000名と、大規模な企業でも十分に対応できるクラウド型の文書管理システムです。

Cloud Shared Officeの魅力は、ただ文書を管理するだけではなく、文書を通して業務を効率化しやすいという点。
社内だけではなく社外とも文書を共有することで、これまで紙ベースで行なわれていた契約などの業務を、オンラインで迅速に進めることができます。
特に取引先企業が遠方の場合は、郵送で書類をやり取りする時間的コストもかなり大きかったかと思われますが、Cloud Shared Officeを使用することで数日で契約締結まで進めてしまうことも不可能ではありません。

さらにCloud Shared Officeでは、文書を更新した日時や担当者を記録できるため、トラブルが発生してしまった場合でもすぐに担当者に確認をとって対応することができます。
実際にCloud Shared Officeを導入している企業では、この点を重要視しているところが多く、複数の拠点と情報共有をする上でとても安心できるそうです。

契約書のように、双方で文書の更新が必要な場合ではなく、閲覧のみ可能としたい文書にも適切に対応できます。
特に外部との情報共有においては、誰でも文書の更新ができてしまうと困ることも多いですよね。
各場面において柔軟に設定やカスタマイズができるのも、Cloud Shared Officeの特筆すべきポイントだといえるでしょう。

導入にあたっての費用について

Cloud Shared Officeは利用ユーザー数やファイル保管容量によって料金が異なります。
一番小さいプランであれば、ユーザー数が10名、容量が5GBで月額費用が12,000円とかなり手頃です。
容量の大きいプランになると、追加料金を支払うことでユーザーを途中で増やすこともできます。
すべてにおいて、利用における費用は月額制となっており、導入時の初期費用は20万円です。

データの管理やサポートサービスなど、導入において必要なオプションも充実していますので、ITの活用が十分でない企業でも安心して利用できるのもポイント。
たくさんの文書をあらゆる形で安心して管理、運用したいという企業にとって、Cloud Shared Officeはとても役立つツールとなってくれることでしょう。