Documal SaaS

国内外で効率的に文書管理できるシステム

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画像引用元:Documal SaaS

「Documal SaaS」は富士通が開発、提供している電子管理システムです。
企業が業務を遂行する上で必要になる書類はたくさんありますが、さまざまなタイプの書類を種類別に管理し、業務を効率化することを目的として開発されました。

こうした文書管理システムはたくさんありますが、Documal SaaSの特徴としては国内外の拠点に対応し、それらすべての環境下で文書の管理ができること、外国語に対応していることなどが挙げられます。
また業務内容に応じたテンプレートを用意していて、それらを活用することでより効率的に業務を進めることが可能です。

例えば「取引先情報共有テンプレート」の場合、客先の企業と情報共有を行なう上で必要なフローをテンプレート化していますので、実際に情報共有を行なう時に活用すれば、これまで行ってきた運用よりも効率的に双方の企業が業務を進めることができます。

Documal SaaSの便利な機能と導入事例

Documal SaaSはより多くの文書を扱う企業がその便利さを実感しています。
これまで年間に1,500枚以上の書類を紙で管理していた企業は、Documal SaaSの導入に伴いすべての書類を電子化し、ペーパーレス化しました。
デジタル化することで印刷や郵送のコストを削減することができる上に、各取引先とのやり取りをネットワーク上で行えるため、処理もスピーディーに。
Documal SaaSを導入したことで環境への配慮にも大きく貢献したそうです。

特筆すべきポイントとしては、インターネットさえ繋がっていればどんな環境からでもアクセスすることができるという点が挙げられます。
スマホからでもアクセス可能ですので、外回りの多い社員がわざわざパソコンを開かなくても最新情報を確認できるのはもちろん、在宅勤務者との情報共有にも活躍します。

導入後のメンテナンスが必要ないという点もポイントです。
自社にシステムを導入した場合、システム担当が点検やメンテナンスを行なう必要が出てくる場合も多いですが、Documal SaaSはそれらの作業を自社で行なう必要はなく、また導入も最短で7日間で利用開始が可能となるため、手軽に導入できるのも助かります。

データ管理におけるセキュリティ対策も万全です。
各拠点とのデータのやり取りは、すべて暗号化で行われますので、通信中にデータが盗まれてしまう、改ざんされてしまう心配はありません。
国外と情報共有するにあたって心配されるデータ管理を安心して利用できるようにしっかり対応しています。

導入費用は導入規模によって異なりますが、初期費用が30万円から、月額費用は10万円から提供しているとのこと。
よりしっかり情報を管理したい企業にぜひおすすめしたいシステムです。