Working Folder

手軽に情報共有できるクラウド型文書管理サービス

workingfolder
画像引用元:ドキュメント共有を支援するクラウドサービス「Working Folder」

「Working Folder」は、自社にコストや労力の負担を極力かけずに文書管理システムを導入できる、画期的なサービスです。
これまで紙の書類で行っていたさまざまな業務を電子化することで、多くのメリットを得ることができます。

営業活動において、カタログやパンフレットなどを持参して客先に向かうことはこれまで多々あったかと思いますが、持参する資料を間違えてしまった場合、客先が遠方だとそこで営業活動はストップしてしまいます。
また資料が重く持ち運びに苦労した経験がある人も多いでしょう。
こうした紙の書類を電子化することで、客先についてから資料不足で戸惑うことがなくなり、また思い荷物を運ぶ必要がないのでフットワーク軽く客先に足を運ぶことができるようになります。

Working Folderのその他の機能やポイント

Working Folderで管理する文書は全社で共有することが可能です。
支社や支店が国内外にある場合でも、一括して情報共有できますので、すべての拠点が最新の情報を共有できれば、業務効率も向上するのではないでしょうか。
また国外での利用を考慮して、外国語にも対応していますので、海外に業務をアウトソーシングしている企業にも活用していただけます。

特筆すべき点は、複合機との連携ができ、複合機に送信された情報もリアルタイムに確認することができるという点です。
主にFAXの受信で活用できるこちらの機能は、社外に出ていることが多く、取引先がFAXを送信してもすぐに確認することができない時、Working Folderを通して都度受信したFAXの内容を把握することができます。
スマホなどのタブレット端末から確認できますので、モバイルパソコンを開く手間すら必要ありません。

企業での活用事例

Working Folderは多くの企業が導入し、自社業務の効率化を実現しています。
ある建築関連会社では、前述したFAXの受信をリアルタイムに確認できる点でとても便利さを感じているそうです。

建築プロジェクトが進行していると、現場に行かなければならないことが増えるため、受信したFAXを確認できないことが多々あります。
取引先もWorking Folderを利用していれば、文書を共有できますが、そこまでIT化が進んでいない企業も多いので、FAXの受信は重要です。
また現場にいるとパソコンを開ける環境ではないこともあり、スマホで受信したFAXを確認できると、すぐに対応できるので業務がスムーズに進むのだとか。
営業職だけではなく、現場業務の多い企業でもWorking Folderは活躍しているのですね。