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文書管理って紙じゃなくてもいいの?

法改正により、一部紙以外の管理も可能に

企業において、大切な文書やデータの管理は「紙」で行われるのが一般的でした。
皆さんは、これがどうしてなのかご存知ですか?

実は、国が「大切な文書は紙で管理するように」と法律で定めていたからです。
この為、企業では多くの文書の管理を紙で行っていたのです。

しかし、これは時代に逆行した方法であるとの指摘が以前からありました。
1990年代から企業にはパソコンが入り始め、これが2000年代になると一家に一台、一人一台パソコンを所持する様になりました。

これに伴い、「データはパソコンで管理する」という人が増加。
パソコンでのデータ管理は珍しいことではなくなったのです。

パソコン

また、大事な文書のやりとりもメールで実施されるようになり、日本人にとって「情報やデータのデジタル化」は当たり前のことになりました。

しかし、法律は相変わらず「大事な文書は紙で管理すること」というところから動きません。
だから、データ化が一般的となった企業でも、法律のためにデータを紙媒体にするなどの苦労があったのです。

これはデータ管理のためのコストがかかりすぎるという問題にもつながります。
データ管理がいっそう複雑になり、「やりにくい」という側面もありました。

そこで、2005年にとうとう「e-文書法」という法律が新しく作られました。
>>> e-文書法の概要

この法律ができたことにより、これまで紙でしか保存することができなかった文書を、デジタルで管理することができるようになりました。

つまり、今は紙ではなくデータ管理をすることができるのです。

データ管理のメリット

こうして、文書のデジタル管理をすることができる様になってから、企業ではデジタル化のメリットも多く知ることになりました。

たとえば、紙を無駄に使うことがなくなったこと。
これはデータ化したからこその大きなメリットですよね。
また、デジタル化をしたことで管理も楽になりました。

検索機能を使えば、どんな文書であってもすぐに見つけることができますから、これまでのように「データが行方不明になって探す」ということがなくなったのです。

ただ、すべての文書がデータ化OKとなったわけではなく、一部ではデータ管理ができないものも存在します。
それでも、こうして「データ管理の幅が広がった」ということは、非常に有意義なことであると思います。