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  3. 文書管理は本当に大変?

文書管理は本当に大変?

アナログの手作業は人件費がかかる

まず、文書管理というのは本当に大変なものであるということを考えて下さい。
これをアナログの手作業でやってしまうと、それだけで余計な人件費をかけてしまうことになります。

たくさんある契約書専用のファイルの中から「この資料を持ってきて」といわれたとき、それをすぐに持ってくることができるかどうか。
それを考えてみましょう。

大企業であればあるほど多くの文書を扱いますので、おそらく「文書管理をすることが難しい」というところがたくさん出てきます。
それだけ、膨大な量の文書を管理することは難しいことです。

文書の管理というのは、文書そのものを預かってファイルに差し込む塔作業をするだけでなく「いらなくなったファイルを捨てる、破棄する」ということも必要。
つまり、いろいろな作業が発生することが解っています。

簡単なことだと言われるかもしれませんが、簡単なことだからこそ手間もかかります。
そのような文書管理の難しさについて、よく把握をしておかなければなりません。

企業には似たような文書が多い

まず挙げておきたいのが「企業には似たような文書が多すぎる」ということ。

企業ビル

似たような内容の文書って、わりと多くありませんか?改訂版なんかが出ると、ほんの少し内容が違うだけの文書がいくつも存在することになり、注意をすることが必要になります。

これらの文書を管理するのはとっても大変、いらないものは処分していかなければなりませんが、まちがって必要なファイルをなくしてしまうことがないようにしっかりと管理をする必要があるでしょう。

しかし、そうやって気を使って管理をすればするほど、人件費は膨れ上がります。
文書の整理だけに人員を割くことができるほど、今の日本は豊かではないということも現実。

そのことを思えば、やはり文書管理ができるだけ簡略化できるような対策をしておく必要があるでしょう。
そこで、必要とされるのが「電子化」なのです。

文書を電子化すれば、削除とアップロードを繰り返すだけで簡単に管理をすることができます。
またそれだけでなく、必要経費をカットすることもできますので、そういう意味でも「必要なこと」といえるのではないでしょうか。

ここで人員をカットすることができれば、あとは必要なところい人員を回すことができます。
そういう意味で、文書の電子化というのはとても効率がいいものなのです。

他にも、文書管理のために使っていた場所をあけることができるなど、文書管理にはとても大きなメリットが。
このようなメリットのことをしっかりと考えて、文書管理に役立ててみてくださいね。