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文書管理で目にするISO文書って?

ISOとは

ISOという言葉をよく耳にするようになりましたが、そもそも「ISO」とはどんな意味を持つ言葉なのでしょう。

ISOとは、International Organization for Standardizationの略で「国際標準化機構」の略です。
ここで「あれ?それならIOSじゃないの?」と思われる方がいるかもしれませんね。

確かに、このまま読むとIOSが正しいということになるのですが事情があるのです。
ギリシャ語にISOSという「ふさわしい」という意味を持つ言葉があるので、こちらに倣ったといわれています。
参考:ISOとは

このISOですが、「標準化」の国際組織であり、ジュネーブを拠点にして活動をしています。
では、その活動内容についてみていきましょう。

簡単にいうと、ISOというのは「世界基準」を定める国だと考えてください。
たとえば、日本にはJIS規格がありますよね。

世界

これは、日本が独自に定めた基準を満たしたものだけがつけることを許されるマークです。
このJIS企画に倣ったサイズだと、日本の標準的なサイズですよということになりますね。

しかし、JIS規格というのはあくまで日本のみのものであるということで、世界で通用するか?と聞かれたら、必ずしもそうではありません。

そもそも、各国でJIS規格のようにその国の標準を定めていたら、世界レベルでみると「いろいろな基準があってどれを基準にしたらいいのかわからないということも起こるでしょう。
だから、ISOが世界の基準を定め、規格化をしているわけです。

難しいことを書きましたが、つまり「世界で共通するサイズを作りましょう」ということ。
こういう規格があると、世界で商売を考える人はこの基準を参考にして商品作りができます。
今は、このISOが基準となっているものがたくさんあるそうですよ。

じゃあISO文書って?

ISO文書というのは、自分の会社にあったシステムの文書のことです。
ISO文書管理に必要とされるものにはいくつかあるのですが、中でも挙げられるものとして下記のようなことがあります。

  1. どんな人でも読みやすいこと
  2. 長く管理することができる
  3. 文書がたくさんあっても、きちんと検索ができる

などの機能です。

これを実施する企業が増えており、ネットでも多くの管理方法を見ることができるようになりました。

このISO文書管理を見ても、ネットの世界というの日々進化していることがわかります。
このような便利なシステムも構築できるのが、文書管理のいいところです。