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文書って実はけっこう無くしやすい?どう管理すれば?

紛失しやすいもの

これもよくあることですが、実は文書って結構紛失しやすいって思いません?
「物」である以上、どうしても無くしやすいとか壊れやすいとか、そういうことも多いのが文書です。

例えば、会社で「この文書に記入をして提出してね」と言われたとします。
でも、その文書を紛失して「ああ、提出できない!」なんて状態になることってわりと多くあると思います。

机

そういうことって、ありませんか?
さらに厳しいのが、文書というのはどうしても「紛失しやすい」ということ。

企業にとってどうでもいい情報のプリントなら(懇親会のお知らせとか)ならまだしも、会社にとって本当に重要な文書をなくしてしまった場合、それは始末書の提出を余儀なくされることもあります。

知っていますか?始末書。
始末書を提出するということは、それだけ重要なミスをやらかしてしまったということです。

企業の売りあげとか、目標数値とか、そんなものを書いたプリントをなくしてしまっては雷が落ちるどころの話ではありません。

でも、どんなに気を付けていたってそれが「文書」である以上、なくしてしまう可能性があるわけです。
重要な文書を持っているということ自体、従業員にとってはとてつもないプレッシャーだったりしますよね。

そんな時、文書がデジタルであれば「パソコン上だけでのやりとり」になるので、そこまでのプレッシャーを感じなくてすむでしょう。
文書がデジタルであるということのメリットには、そういうこともあるのです。

デジタルにしたからといえ安心しない

しかし、いくらデジタルで厳重に管理をしたところで、そのパソコンが表に出てしまっては意味がありません。
実は、「会社員が車の中に入れていたパソコンから情報が流出した」という事件も多く、それが問題視されています。

パソコンから情報がながれてしまったら元も子もないので、パソコンにはきちんとロックをかけておくなど厳しい対応をして、開けることができないような取り組みをする必要があります。

パスワードも、簡単にあけることができない様なものに変えるなど、しっかりと取り扱いを考えておきましょう。
そうしないと、あっという間にパスワードを開けられて情報を抜かれてしまう可能性もありますので注意しましょう。

くれぐれも「情報」には気を付ける、それがとっても重要です。
デジタルだからこそ、気を付けなければならないこともたくさんあります。

管理には気を付ける、これは紙でもデジタルでもあまり変わらない注意点かもしれません。