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文書を置く場所と賃料

会社が大きくなればなるほど書類も膨大に

大きな会社だと、取引も膨大な数になりますので、そこに必要とされる文書の量も非常に多くなります。

書類

この文書たちは、ファイリングをして事務所などにしまっておきますが、多くの会社では「大切な文書はなくすといけないから、同じものをコピーして予備を持っておこう」などと考えます。そうすると、同じ文書のコピーが増える。
これが1枚とか2枚の文書ならいいですが、すべての文書に適応するととんでもない量になってしまうでしょう。

この膨大な量の文書を管理するとなると、場所も非常にとります。
当たり前ですが、会社の建物や土地にもお金はかかっているわけで、
この文書を置くところが多いと、無駄なお金がかかってしまうことになります。

そういう意味で、この文書管理はとっても重要です。

実際に文書を減らした例

企業において、この文書を管理する場所というのはあまり追及されないのですが、最近は「いらない文書が多すぎる」という理由から、積極的に文書管理を行うところが増えました。

実際に文書管理をした企業によると、「ある日文書の量を見てみたら、それだけでダンボール数千箱ある状態だった。
これで場所をとっていると思うと「無駄」ということに思い至り、文書整理をすることに決めたとか。

文書整理は本当に大変だったそうですが、毎日少しずつ文書を片付けているうちに効果が出てきて、最後にはかなりの数の文書を減らすことができた、とありました。

こうして文書を減らして空いたスペースには、また別のものを置くなど工夫もできるわけで、効率の良いオフィスを目指すためには「文書を減らすということは、大切なこと」であることが解ります。

文書はたくさんたまっていくものなので、それを管理しなくちゃ!と思うことは少ないかもしれませんが、きちんと「必要ではないものは捨てる」ということをするだけで、オフィスは本当にきれいになるおとが解りますよね。

賃料を有効活用するために

もし、あなたが貸テナントでお店をやっているのであれば、文書たちを置いているスペースにもお金がかかっている、ということを自覚しなければなりません。
文書を置くだけの部屋があったら、もったいないって思いますよね。

そう思った時が、整理をする時です。この機会に、きちんと片付けませんか?
きれいなオフィスだと仕事のやる気も違いますし、何より賃料の無駄をなくすことができます。

払っているお金が無駄にならない様に、しっかりと「有効な活用方法を考える」ということをしてみて下さいね。