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どんな文書を捨てて、どんな文書をとっておけばいいの?

文書の整理

文書管理の中でも、特に難しいのがこのことです。
文書はたくさんあるものなので、その中からどれを捨てて、どれをとっておくかを決めること。

この上で、「いらない」と決めたものを捨てていくことが重要なのですが、文書を捨てるということはそれなりに覚悟がいることなので「どれを捨てていいかわからない」という悩みを持っている人もいると思います。

シュレッダー

確かに、文書を捨てたあとに「やっぱり必要だった」なんてことになったら困ってしまいますよね。では、ここで「どんなことを踏まえて文書を処分すればいいのか」を考えましょう。

まず、文書を捨てるかとっておくかを決めるときは「その文書の重要性」を考えます。
当たり前のことですが、これができないという人が意外に多い。「文書って、全部重要じゃないの?」などと思ってしまう人もいますので、こういうひとだと書類はたまりがちになっているはずです。

でも、考えてみてください。
あなたが「大事」「重要」と思っていた文書、今年一年で何回使いましたか?
もちろん、保管しておくことが大事であるという文書もあるでしょう。

でも、中には「とっておかなくてももう支障がない文書」というものも存在するはずです。
そういった文書に関しては、処分をしてもかまわないでしょう。

原本がある場合コピーは不要

また、原本があるかどうかも大事。
原本がある場合は、余計なコピーはとっておかずに捨てましょう。

原本さえあれば、あとは何とかなります。
コピーを取っておく人の中には「無くしてしまうと心配だから」という理由でとっておく人もいるそうですが、こういった考え方がいらない文書がたまる原因になってしまいます。

原本がある場合は原本だけをきちんと保管し、跡は捨てること。
これを徹底しましょう。

期間限定で必要な文書などは、期日がきたらすぐに捨てること。
ここで捨てるのを忘れたり、とっておいたりするとすぐい文書がパンパンになってしまいます。
限定で必要になる文書は、きちんと期間を決めてその期間が過ぎ去ったら処分することが大事です。

また、事前に「このくらいの時期には処分する」と決めておくことも大事ですね。
この様に、文書を捨てる・捨てないにはある程度のコツが必要。

このコツを呑み込むことができれば、自分で「文書をとっておくべきかどうか」を判断することができるようになるので、日ごろから「取捨択一のくせ」をつけておくと良いでしょう。
いらない文書がなくなると、すっきりとして使いやすくなります。