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データの検索方法は?

文書管理ソフトでは、データ検索ができます

アナログで管理していると、難しいのが「文書を探す」ということです。
企業では、外部に漏らしてはいけないものがいくつもありますので、そういった物を厳重に管理しますよね。
検索

でも、すべてが重要な文書ですので、どれがどこにあるのかを管理するのがとても大変なのです。

紙を使ったデータ管理はこの様な問題点があった為に、管理することの難しさがあったのです。
しかし、電子化することで検索機能を使うことが出来ますので、探している文書をあっという間に取り出すことができます。

こういったメリットもあり、現在は「データを文書管理ソフトを使って整理する」という企業が増加しています。

キーワードを使っての検索

文書の中にあるキーワードを使って検索をするという方法です。
キーワードを打ち込むことで、その文書を取り出すことができるという検索システムは、わたしたちも日常的に使用している方法です。こういった方法で、文書を取り出すことができるのです。

この場合は、そのキーワードが入った文書がすべて出てきますので、その中から該当の文書を探すことになります。インターネットの検索システムに似ているかも。

文書の一文を使って検索

文書にある一部を使って検索するという方法です。
文書の一部がある場合などは、その一部を使うことで検索をすることができます。

文章の一文ですから、キーワードより検索対象が狭くなる可能性がありますね。
ちなみに、文書の一文を使うのではなく、文書すべてを使った「全文検索」が実施されることもあります。

これだと確実に文章を探すことができますが、やはり検索に時間がかかるというデメリットもあるようです。

いずれにせよ、文書を探す際は簡単に検索ができる機能がありますので、そういった機能を使って検索を実施してみてください。

こういった検索機能を上手に使うことで、ソフトをより便利に使用することができるでしょう。
文書を使いやすくしているソフトなので、検索に関してもとても充実した内容になっていると思います。

ぜひ、使用してみてください。