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デメリットもある?

電子化するデメリットとは

ここでは「電子化するメリットについて」をあげてきましたが、「じゃあ電子化することにはメリットばかりなのか」というとそうではありません。
どんなことでもそうですが、やはりデメリットがあるということについても考えていかなければなりません。

文書の電子管理についてはかなり精度があがってきているものの、それによるデメリットというものも指摘されるようになっており、今後はどれだけそれをなくすことができるか、というのがカギになりそうですね。

では、いったいどんなデメリットがあるのかについてお話をしてみたいと思います。

まず、電子化をすると「ソフトウェア」に関する問題が出てくる可能性が。
文書をいじっているひとならわかると思いますが、ソフトウェアをバージョンアップすると古い文書をみることができなくなる可能性があります。

意外にこれが多いので、ソフトウェアを使って管理する場合は注意が必要。
バグになって読み取れない文書は、もはや文書ではありません。

大事な文書は特にきちんと管理をしておく必要があります。ソフトウェアは少しずつバージョンアップするので、すぐ前につかったソフトであればきちんとファイルを開くことができる可能性も高いです。

重要な文書は、ソフトウェアが変わるにしたがってきちんと処理をしておきましょう。

ファイルのアップロード者がわかりにくい

また、誰がファイルをアップしたのかが解りにくくなる例も。
最後に誰がアップロードしたのかが解りにくくなるので、それがいらない混乱を招く可能性があります。

また、一番新しいファイルはどれなのか?ととまどってしまうケースも見られ、電子化したためにいろいろなことが解りにくくなる・・・ということはあるようですね。

電子化といっても、なんのリスクもないわけではないので、もしかしたら突然のトラブルからデータが飛んでしまう可能性もあるでしょう。
そういう時のために、きちんと大事なファイルの複製をつくっていくなどの必要も出てきます。

電子だからといって万能ではない。そのことをしっかりと頭に入れながら使う必要がありますね。
電子化すると、「何もかもが万能」のような気がしてついついいろいろなことを放置しがち。

でも、パソコントラブルというのはある日突然やってくるものなので、常にデータが飛ぶ危険性をみながら使う様にしていかなければならないのです。
そのことを踏まえて、どう管理していくのかを考えましょう。

データを管理していくことというのは、本当にとても大切なことになります。