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電子化した文書読むのにいろんなアプリ必要なの?

色々なアプリケーション

文書の管理と言っても、どんな形式で保存するか?という問題があります。
たとえば、同じオフィス系のファイルであっても、ワードで保存するのとエクセルで保存するのとでは、まったく違うデータ形式になりますよね。

デスクトップ

でも通常、文書を管理する際には形式を変えることが求められます。
分かりやすく言い直すと、ワード文書をエクセルで保存することはできません。

つまり、この場合だと「それぞれの形式でデータ管理をする」ということが必要になってしまいます。

しかしこれで本当にデータ管理をすることができるでしょうか?
形式ごとに管理をするのは大変ですし、それでは「管理ソフトを使わなくてもいい」ということになってしまいますよね。

むしろ、ワードはワード、エクセルはエクセルでまとめておいた方が便利かもしれません。
この様なことがあるので、文書管理ソフトでは「いろいろな形式のファイルを、きちんと見ることができる」というアプリがあらかじめ入っています。

データ管理の難しさ

同じプロジェクトで使うデータなら、ひとつのファイルにまとめておきたいと考えるでしょう。
でも、同じプロジェクトだからひとつのアプリケーションしか使わないということではありません。

いろいろな形式で保存したソフトを使いますよね。
そのファイルを使うたびに、いろいろなアプリケーションを出していては不便なことこの上ありません。

だから、いろいろなアプリケーションでも閲覧することができるような互換性が必要なのです。
文書管理ソフトでは、その様な互換ソフトがあるからこそ、データ管理をすることができるのですね。

こういったサービスがついているところが、データ管理ソフトのいいところ。

「こういったサービスがあったらいいのにな」と思うようなサービスがしっかりついているので、そういうところにメリットがあります。

「文章を楽に管理するにはどうしたらいいのか」、そういうことをしっかり考えて作られているソフトですので、ぜひとも利用してみてください。

文書をたくさん使用しているという企業なら、文書管理のソフトは使ってみて損はないはずです。
デジタル管理の便利さを知れば、アナログ管理がいかに面倒だったかに気づくでしょう。