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  3. 電子化されたデータを扱うのって難しそう・・・

電子化されたデータを扱うのって難しそう・・・

難しくない!むしろ電子の方が便利!

電子データを使ったことがある人ならわかると思いますが、データを扱うのであれば、むしろ「アナログよりデジタルの方が便利」ということができます。

タブレット

考えてみてください。
データというのは、そのときに応じてどんどん内容を変えていくというのが正しい使い方ではありませんか?

ある、1つのプロジェクトを完成させるまでに5回の会議をするとします。
その場合、1回するごとにデータを更新して言うという作業があるのは当たり前ですよね。

会議をやるごとに新しい文書を作るのが当たり前です。
これをアナログでやると、そのたびに1から作業をいなければならないという面倒さがありますよね。

でも、デジタルであれば上書きすることもできますし、前の結論から比較しつつ新しい事柄を取り入れることが本当に容易です。

この様なことがあるので、データを扱うのであれば「断然電子化されていた方が便利」ということになります。
では、どんな風に電子化の方が便利なのかについて記述をしてみましょう。

破れることがありません

まず、電子化されたデータだと「破れる」ということがありません。
文書だと、「破けた」「ぬれた」などいろいろな問題が起きることが想像できますが、電子化されたデータならその様なことがありませんので、便利なのではないでしょうか。

セキュリティも簡単です

機密文書の場合、紙のデータだといろいろと管理が大変になるものです。
過去にデータ流出をしてしまった事件では、パソコンを盗まれてそこからデータが出てしまったということもありましたよね。

これは、セキュリティが甘かったから起きた問題であって、それさえ気をつけていればデータ管理はとても有意義です。
たとえば、文書管理ソフトでは「アクセス制限」をかけることができますので、関係者以外アクセス出来ないように制限をすれば

部外者が見る可能性が低くなります。

見やすい、管理しやすい

デジタルだと、パソコンの画面上ですべてのデータを管理することができますので、それがとても便利です。

紙の管理よりもデジタルの方が、付け加えたり削除したりという方法が簡単なので、お勧め。
ぜひ、デジタル管理を実践してみてください。