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どうやって紙の文書をデータ化するの?

紙の文書をデジタルにする方法

「文書をデジタル化するのはいいけれど、じゃあそれをどうやってするの?」と思う人がいるかもしれませんね。
確かに、文書をデジタル化する方法というのはあまり思いつかないかもしれません。

もしかすると、「紙で作られたデータを、パソコンで打ち込み直せばいい」と思う人がいるかもしれませんが、それをやっていたら膨大な手間がかかります。

とてもじゃありませんが、そんなことをやっていたら「デジタルで文書を管理する意味」がありません。
デジタル化の優れた点のひとつに「簡単に管理することができる」という点がありますよね。

なのに、そうするために膨大な時間を費やしてしまうと、それは本末転倒なのです。
じゃあ、どうやって紙のデータをデジタル化させるのでしょうか。

その方法について記述をしていきましょう。

スキャナで取り込んでデジタル化

まず、スキャナで取り込んでデジタル化するという方法があります。
紙のデータをスキャナで取りこめば、あっという間にパソコンで管理することができる様になるでしょう。

これなら、スキャニングするだけでパソコンにデータを取り込むことができますので、お勧め。
実際、スキャニング→デジタル化という技術は、あらゆる企業で実施されている管理方法です。

一般的な「文書管理のデジタル化」と言っても良いかもしれませんね。

OCRを使う

OCRという機能をご存知でしょうか?
仮にデータをスキャニングしたとしても、それだけでは「デジタル化」をしただけで、そのデータに何かを付け加えたり、情報を更新したり・・・ということはできません。

これでは、「また新しいデータを作らなければならない」ということになり、面倒ですよね。

そんなときにお勧めなのが、OCRという機能です。
OCRがあれば、データの中の文字を抽出することができますので、これを利用してファイルに文字を追加するなどの作業をすることができます。

これがあれば、新しくデータを作る必要というものがありませんので、お勧めです。

こういった方法で、文書をデジタル化することが可能。
紙文書であっても、簡単にデジタル化をすることができますので、これはお勧めの方法ですね。

デジタル化をするには、本当に簡単な方法があるので、ぜひ一度試してみてください。
データ管理がとっても楽になりますよ。