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文書廃棄業者の選び方と注意点

文書廃棄の処理業者とは

電磁媒体を使った記録が一般的になってきている現在でも、重要な契約などは書面で行うことが多くあります。
しかしそうした書面は永久的に保管が必要になるものは少なく、契約の終了や一定期間の満了により不要になるものです。
書面として作成した資料などをスキャナで読み取り電子化することで、ペーパーがいらなくなるということもあるでしょう。

そうした重要書面を廃棄する時には、通常の紙と同じようにゴミに出すのは大変危険です。
社内外でそうした書類を抜き取って悪用する可能性があるので、重要書面が不要になったら確実に流用されないように廃棄していくことが重要になってきます。

一枚ずつであれば市販のシュレッダーなどで細かく復元不能な状態にすることもできますが、一度に大量の廃棄紙が出た時にはかなりの時間がかかります。
そこで通常のゴミ収集とは異なり、重要な書面を確実に廃棄してくれる業者に依頼をするのが便利です。

セキュリティ対策の確認と取り扱いの媒体について

企業内から出される重要書類の廃棄を専門に行う業者は数多く営業しています。
もともと重要であるかどうかに関わらず、ゴミとして出したものを勝手に自分のものにするという行為は横領にあたる犯罪行為となっています。
そのため通常のごみ処理業者でも、預かったゴミをきちんと廃棄することは当然の業務内容となるのですが、それでも紙のまま廃棄をされる可能性を考えると、専門の業者に依頼をした方が確実です。

文書廃棄業者が取扱をしているのは紙面の他、CDやDVDなどのディスク、さらにパソコンのHDDなども含まれています。
同じ廃棄業者でもそれらをどの程度まで廃棄するのか、またはリサイクルするかは異なってくるので、きちんとどのような処理方法をとるか確認をしておいた方がよいでしょう。

文書破棄をするときの注意点

安全性を重視して依頼する文書廃棄のためのごみ処理業者ですが、残念ながら悪質な営業方法をしている業者も中にはいます。
過去には食品廃棄業者がゴミとして預かった冷凍食品を勝手に転売していたという事件がありましたが、PCやHDDなどといった品物を勝手に中古品として流通させる業者もいます。

そうした業者を利用しないための一つの基準が、「ISO27001」を取得しているかどうかということです。
このISO27001は情報セキュリティマネジメントについて一定の基準をクリアしているという証明になりますので、特に重要文書の取扱については信頼性の高い運用をしてくれていると言えるでしょう。

とはいえ、それでも100%防御できないことがあるのが情報なので、本当に外部に漏らしたくない書類やデータは、社内で物理的に破壊してゴミにするのが望ましいです。