1. >
  2. >
  3. 個人情報や機密情報の漏洩や流出を防止する!入退室管理のメリットとデメリット

個人情報や機密情報の漏洩や流出を防止する!入退室管理のメリットとデメリット

入退室管理の種類

企業のマネジメントシステム規格であるISOを取得するための条件の一つに情報管理があります。
情報管理は業種や業態により管理される内容が異なりますが、顧客情報や従業員の個人情報など外部からアクセスできないようにすべき情報については厳重に管理されていることがポイントです。

情報セキュリティ対策の最も基本的な項目として、入退室管理があります。
入退室管理というのは、まずオフィスや工場などをエリアによって区分をし、それぞれのエリアに立ち入るときに誰がいつどのような目的で入ったか、ということを明確にすることです。
これを徹底することにより、悪意を持って情報を盗み取ろうとする不審者を排除することができるとともに、社内全体の安全対策を守ることができるようになります。

入退室管理の最も簡単なものが、管理者を置いて記録を取るという方法です。
社内やエリアに入る前に、まず管理者に自分の立場(従業員、取引先、来客など)と氏名、目的を記載してプレートなどを受け取ります。
退室する時にはそのプレートを返してもらうようにすることで、いつ誰が入ったかを確認することが可能です。

しかし、いちいち管理者を置くというのは人件費もかかりますし、入退室が頻繁にある場所では手続きが煩雑になってしまいます。
そこで現在多くの企業が導入しているのがIDカードを利用した方法で、磁気を読み込ませることでゲートが開くなどの仕組みです。
最近では非接触型のタイプもあり、簡単に入退室ができる便利なシステムです。

また、安全面を重視して生体認証システムの導入がここ最近増えてきました。
こちらは動脈や虹彩、顔認証などにより、IDカードを使わなくても入退室管理をすることができる仕組みです。

メリット、デメリット

入退室管理をするメリットは、前述のように企業情報の管理をしやすくすることです。
不審者がオフィスに入り込んで暴力事件を起こすということもありますので、事前に入退室管理をしっかり行うことにより、そうした事件・事故を防ぐことができます。

一方でデメリットとなるのがコスト面です。
厳重な入退室管理システムは、ゲートとともに制御するコンピュータやログを取るHDDが必要になるので、長期間維持をしていくときにはかなりの維持費がかかります。

また停電などが起こったときに機能しなくなるということもあるので、緊急時の対策も求められるでしょう。

気を付けるべきこと

どんなに厳重な入退室管理システムであっても、ヒューマンエラーが起これば情報漏えいは起こってしまいます。
煩雑な入退室管理を嫌って勝手に部外者を入れるような従業員がいれば意味がありません。

入退室管理導入時にはその重要性を周知徹底し、エラーを防ぐ工夫を二重三重に考えていくことが大切です。