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マイナンバー制度の導入によって給料や賞与明細電子化するメリットとデメリット

電子化のメリット、デメリット

マイナンバー制度が導入されたことにより、給与や賞与の計算が電子記録で行うことができるようになりました。
そこで社内での給与明細についてもその内容を改めてプリントアウトするのではなく、そのまま電磁記録として従業員に渡すようにする企業が増えてきています。

もっとも、社会的には電話料金やクレジットカードの明細など、それまで書面として配布されてきたものを電磁で行うようにしているところはたくさんありますので、とりたてて新しい動きというわけではないでしょう。

給与明細を電子化することによるメリットとしては、まずプリントアウトをする用紙やそれを入れる封筒の代金を節約できることがあります。
給与についてはほとんどの事業所で銀行振り込みという方法が取られていますから、振り込んだ内容についてわざわざ書面で提示するメリットというのはそれほどないと言えるでしょう。

そうしたプリントアウトと封筒に入れるという作業は、人の手で行わないといけないためにどうしてもミスが発生しやすく、他の人に誤って渡してしまうなどのミスが発生するリスクが高まるでしょう。
また、マイナンバー制度への申請内容をそのまま給与明細とするので計算ミスが起こりにくく、担当者が帳面に電卓で計算するよりずっと確実性が高くなります。

スマートフォンが普及した現在では、紙面で明細を受け取っても電子化して記録しているような人もいるくらいなので、むしろ最初から電子化して渡された方がありがたいということもあります。

一方で、デメリットとして考えられることが情報漏えいの危険です。
社内の給与情報を扱っているPCのセキュリティ対策が取られていない場合、その内容が外部に筒抜けになってしまう可能性があります。

マイナンバー制度で最も危惧されているのがそうした情報漏えいに関することなので、事前にしっかり対策をしてから実施するようにしたいところです。

電子化をする際に必要な手続き

書面で配布していた給与明細を電子化する場合、企業側が勝手に行うことはできません。
これは所得税法により、従業員からの承諾がない場合には電子化をすることができないという規定があるためです。

もし同一事業所内に電子化に反対する人がいた場合、その人には書面でそれまでどおりのものを配布しなくてはいけないことになっています。

こうした書面の人と電子記録の人がいると余計に事務作業が煩雑になってしまうので、導入をするときにはまずしっかり従業員スタッフ一同に説明を行い、メリットをしっかり説明をした上で行うようにするとよいでしょう。
マイナンバー制度については周知徹底されていないことから不安視する人もいるので、まずは理解を得ることが大切です。