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徹底するべき!支給ノートPCの持ち出しのリスク

ノートPC持ち出しはリスクが多い

業務に使用するパソコンですが、外回りをする営業職やプレゼンなどを行う企画職の人にとっては外に持ち出す機会が多くなります。
また近年ではオフィスに出社をせずに自宅や外で仕事をする在宅勤務も増えてきており、社外にパソコンを持ち出すことを前提にしたシステム構築をしていく必要があるでしょう。

クラウドサービスを使えば社内にいなくとも簡単に書類にアクセスをすることができるので、システム構築そのものについては全く難しいことはありません。
しかし簡単にできるからといって安易に導入をしてしまうのは大変に危険です。

特に近年では、企業が扱う情報について厳密に守秘義務が定められるようになっています。
ノートPCを持ち出してそこで情報が外部に漏れるようなことになれば、持ち出しをした本人のみならず、企業としても大きな責任を負うことになってしまうでしょう。

ノートPCを持ち出すときに発生するリスクとしては、盗難や紛失(置き忘れなど)、ネットワークでの情報漏洩といったものです。
特に外回りをしている人の場合、自動車や屋外施設など複数の場所を移動することから、ノートPCを置き忘れてしまう事例が多く発生しています。

また自分ではしっかり管理をしていたつもりでも、社用車や自宅に空き巣が入って盗難されたりというようなこともあります。
外部に持ち出しをする時には物理面だけでなく、ソフトウェアの仕様として情報が読み取られないようにすることが大切です。

理想的なルール、徹底するメリット

ノートPCの持ち出しについてはどのパソコンもOKにするのではなく、持ち出し用のものを用意すると良いでしょう。

持ち出し用とそうでないものを区別することで保存するデータの内容を変化させることができるので、万が一の紛失の時にも重要なデータが漏洩するのを防ぐことが可能です。
例えば顧客情報や財務会計情報、または社内の技術や取引先などの機密情報などは、全てのPCに保存する必要のない情報なので、そうしたものは持ち出し用のPCには保存しないようにします。

また、持ち出しをするPCには、面倒でも厳重なIDとパスワードの管理をすることが重要です。
同時に、もし紛失した場合にはすぐにパソコンをロックできるような機能をインストール設定しておくなど、速やかに対応ができるようにしておく対策を二重三重にしておきましょう。
こうしたルールを徹底することにより、従業員がPCを私的に利用することを防ぐというメリットがあります。

逆に全く持ち出しを禁止してしまうと、私用のPCを業務に使う従業員が出てきてしまうでしょう。
きちんとルールを作って運用していくことで、最終的に企業のリスクを下げることができます。