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ビジネスシーンで手紙を書く時のポイント

お礼の手紙を書くときにはマンネリ化を避ける

ビジネスシーンで手紙を書く場面はいろいろありますが、特にお礼のための手紙を書く機会は多いものです。
取引先に何らかの便宜を図ってもらった時や、顧客にいつものご愛顧を感謝するときなどに手紙を書きます。
そのような礼状は、どうしても決まりきった文句を並べてしまうことが多いので、マンネリ化を防ぐためにも、毎回心からの言葉を考えることが大事です。

たとえば、時候の挨拶を書くときには、一般的な表現を使うのではなく、今自分が見ている周囲の状況から季節にふさわしい言葉を選ぶことができます。
そして、文の中で取引先担当者やお客様の名前を実際に挙げて手紙を書くようにすると、個人的な感情がこもりますし、読んでいる側もみんなにまとめて書いている手紙ではないんだな、と配慮を感じることができるようになります。
特にお客様への手紙を書くのであれば、あまり固苦しいビジネス用語を使うのではなく、ある程度くだけた表現を用いることで、いつもと同じような気持ちを伝えられます。

依頼状を書くときにはしっかりと自己紹介と依頼の理由を書く

ビジネスシーンで書くことが多いものとしては、何らかの依頼をするときの手紙があります。
取引先の紹介をお願いする場合や、研修などで講師をよぶときなどに依頼状を書くことになります。
相手がよく知っている人であれば、それほど気を使う必要はありませんが、多くの場合はあまり面識のない人に依頼状を書くものです。

そのため、こちらの情報をしっかりと把握してもらうためにも、手紙の中で自己紹介をしっかりとすることが大事です。
単に会社名や担当部署、自分の役職、名前などの表面的なことのみを書き記すのではなく、どこで相手のことを知ったのか、誰かから紹介されたのであれば、その人の名前なども記することが大事です。

そして、依頼の内容をはっきりと示し、何を求めているのかをすぐに理解できるようにしましょう。
次に大事なのが、なぜその人に依頼したいのかという理由を書くことです。
ぜひその人にお願いしたいという気持ちが伝わり、依頼を受けてくれる確率が高まることになります。

詫び状は丁寧に書く

詫び状を書かなければならない時は、マナーをしっかりと守り丁寧な文を作ることが大事です。
相手が怒っているようだと、ちょっとしたマナー違反などで態度を硬化させることもあるからです。

また、なにより申し訳ないという気持ちが伝わるように、感情のこもった表現を使うようにして、単に表面上の謝罪とならないようにすることが重要です。
書き方次第で、さらに怒らせてしまうこともありますし、すぐに状況を改善することもできますので、詫び状はより慎重に書きましょう。