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ビジネス文書の基礎

意思の伝達

親しい友人知人や親せきなどと異なり、ビジネス上の文書は目的が明確です。
余計なフレーズは排除し、コンパクトに意思の伝達を行うことで、自身も相手も時間とエネルギーを無駄に費やさずに済むのです。
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冠婚葬祭や恩師に充てた手紙と異なり、ある程度のルールとマナーを守りさえすれば、それほど難しいものではありません。

ビジネスシーンでは、ファクシミリやメールなどの場合、極端に言えばテンプレートを利用すれば事足りるケースが多いのです。

また、ビジネスレターについても同様で、ある程度ひな形を何種類が用意しておくことで、いざと言う時にスムーズに簡潔に処理する事が可能です。

文書の種類によっては季語やあいさつ文のバリエーションが必要となりますので、あらかじめ作成しておくことも時短となり慌てずに済みます。

社外宛の文書

ビジネス上の取引がある、あるいはこれから取引が発生する可能性のある相手に対しては、自社の企業イメージを損なわない事が重要です。

誤字脱字が多かったり、間違った日本語を使用した場合、取引に影響がなくとも印象は良くありません。
社外に向けた文書の場合、社名やご担当者名などは絶対に間違える事が許されませんので、慎重に過ぎる事はありません。

ひな形を使う場合に、前回送付した文書を使い回ししたために、名前や社名、部署名が文書内にそのまま残っている可能性があります。

それは他社に取引先を公開してしまうことになり、信頼の失墜に繋がります。
ひな形の使用は常に取引先の記載が一切記載されていないプレーンの状態から作成する事が肝要です。

社内宛の文書

大きな企業の場合、同じ会社でありながら部署が異なる事で情報を共有しないケースがあります。
そのため、社内向けであるにも関わらず、対外的な文書形式になるのです。
企業の風潮によって、社内向けのビジネス文書は大きく異なります。

日本企業の多くは、役職名や肩書を重要視する傾向にあり、序列をとても気にします。
複数名に同時に社内メールを発信する場合は、順番を気を付けなければなりません。
本人は口にしなくとも、当該部署の方からお叱りを受ける可能性もあります。

また、名前の後ろに課長や部長と言った肩書を記載するのは誤りです。
部署名と役職名を記載し、ヘッダーの場合改行して氏名に様を付けるのが正解です。

こうしたマナーは新入社員研修などで入社時に教育を受けますが、中途採用の場合はその限りではありません。
一般的には誰が書いても大差ないものの、あまりにも定型通りでは文書作成スキルは評価されません。

ビジネス文書の基礎については、自分で本やネットで検索し、自分仕様のマニュアルを作成する事が望まれます。