議事録

会議の記録

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社内会議の記録がすなわち議事録ですが、記録を残す事には様々な意味があります。

会議には定例会議もあれば、臨時に開催される緊急性の高い会議もあり、様々な目的で意見を交換し改善点や課題の確認を行ったり、新提案を発表する場でもあります。
就業時間中に貴重な時間を使って話し合うからには、それなりの成果が期待されます。

例えばマーケティング部門の定例会議の場合、様々な立場の社員が報告をし、現状を確かめ合う事が出来ます。
競合他社と同カテゴリの商品の売り上げを比較しランキングをだし、前月に比べて何パーセントの売り上げ増のか、あるいは減なのかという分析レポートを提出を担当する社員がいます。

それに対して、何故その様な結果になったのかを分析するために、実際に売り場で状況を確認するラウンダーと呼ばれる契約社員も出席し各エリアの売り場状況などを報告します。

他社の古いタイプの商品に、同社の新製品が販売数で負けているとしたら、その原因はどこにあるのかを知る事で、次の営業戦略に生かす事ができるのです。

そして他社のやり方を学ぶ機会としても、ミーティングは重要です。
しかしながら、会議をしただけでは内容を忘れてしまう危険性があります。

議事録の必要性

会議議事録は次の会議の課題としても有用です。
例えば、現状の問題点や改善すべき点を浮き彫りに、認識を共有したならば、次に行う事はそれに対する打開案を募ることです。

会議議事録を残し会議後配布する事で、課題を再認識することができるのです。

次回の会議の際に、それぞれが課題に対してどの様な取組をしたのか、また宿題となっていた打開案の発表を行うための標識ともなりえます。

話し合うべき内容を明確化し、また次の課題を掲げることで企業として成長する推進力となるのです。
また、商品開発の立場から、提案に対して対応が可能か不可能かを確認する事ができ、無駄な提案の繰り返し防止にもなりえます。

ボイスレコーダー

最近の会議ではノートパソコンを持ち込み、会議議事録をその場で入力していくのが主流となっています。
しかしながら、聞き漏らしやその場では意味が分からず記録を取りそこなうこともあります。

そのためボイスレコーダーに録音をして、後でテープ起こしをし、議事録をまとめることもあります。

その場では流されてしまった意見でも、テープ起こしで改めて文字にすることで再注目される可能性も生まれます。
レコーダーも記録として共有フォルダに保存されているため、直近数回の会議を各々のPCから聞くことも可能です。

イベントの結果発表

商品の認知度を上げたり、企業イメージをアップさせるために、消費者参加型のイベントを開催するのはマーケティング戦略の一つです。

食品の場合、スーパーで試食コーナーを設けたり、お土産つきの試飲会を開催することで消費者の関心をむけることは可能です。

会議では、その様なイベントを開催した後の売り上げにどの様な変化があったのか、売り上げデータを外部業者から購入するなどして調査した結果を報告します。

イベントの効果が数値に表れているならば、イベントは成功ですが、特に何の変化もない場合イベントは失敗であることが確認できます。

その様な情報を記録として残す事で、今後の対策に反映する事ができるのです。

会議は常に社内のどこかで行われています。
その証拠に、イントラネットで会議室を予約しようとしても、どこも空いていないため外部の貸し会議室を予約しなければならないケースもあります。

そうして行われた会議を有用な情報として文書化した議事録は、多くの社員の再認識に繋がる多重要な財産となるのです。