報告書

社内では意味合いが変わる

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報告書には様々な種類があります。
例えば、コンサルが注文に対して納品する報告書は商品です。
しかしながら、社内における報告書は意味合いが異なります。

報告書は結果を管理者に報告するものですので、直接成績に繋がる重要な書類です。
また、報告書の作成は中身が充実していることは当然ですが、文書作成能力の差が同期との昇進スピードの差となって表れるケースもあるのです。

実力は均衡しているのに、と悔しい思いをする前に文書作成スキルを身に着ける事が肝要です。

構成

文書には構成が必要です。
例えばイベントを企画し、それが売り上げにどの様に貢献したかという報告書を作成する場合は、まずイベント立案の経緯からスタートします。

当初の目的に対して成果が得られたのかどうか、グラフなどを使って可視化できる形でコンパクトかつ簡潔にまとめる事が重要です。

箇条書きにする際に、Wordの書式設定で決まったルールで段落分けをするなど、見やすくする配慮も大切です。
文書は文字を並べるだけではなく、一見してどこに何について書かれてあるのかがわかりやすい構造になっていることが望まれます。

この構成が上手くできていなければ、いかに内容が充実していても評価は半減してしまいます。

クレーム対応

あまり嬉しくないのが客先からのクレームです。
近年モンスタークレーマーが急増し、社員がクレーム対応に追われて本来の業務が中断することの無い様、コールセンターで一次取次を行う企業が増えました。

しかしながら、結果的には社員が対応しなければならないことに変わりはなく、最終的には顧客の理解を得られなければなりません。

顧客満足度を知る上で、苦情は企業にとってステップアップのチャンスと捉える見方もあります。
クレーム処理についての報告書は企業にとって財産とも言える価値があるものになるのです。

そのため、クレーム処理報告書は内容もさることながら、企業のもつ課題を浮き彫りにし、提案書としての一面を持ち合わせるものにもなります。

出張報告書

企業が無駄な出費を全社員に義務付けるのは当然の事ですが、東京から大阪に出張するのに飛行機を利用する事を禁止する企業もあるのです。

特に宿泊を伴う出張の場合、社員のランクによって使える金額が異なります。
経費削減の意味からも、またコンプライアンスの面からも、正しい出張報告書を提出する必要があります。

会社のお金で出張したのですから、それに見合う成果が求められるのは当然の事でしょう。
出張の目的と日程、企業訪問をした場合はどの部門の誰と会い、どの様な情報を得たのかなどを報告します。

それについて、所感を記載しなければならないケースもあり、分析力が評価の対象となります。