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ビジネス文書の書き方から復習したい

ビジネス文書、どう書く?

電子文書を書く前に、まずは「ビジネス文書の書き方」から考えていきたいと思います。
ビジネス文書とは、どうやって書けばいいのでしょうか。

タイピング

仕事をする上で、ビジネス文書の書き方は絶対におさえておきたいところ。
そうじゃないと、いざという時に「礼儀知らず」と呼ばれてしまう可能性があるためです。

社会人として、ビジネス文書の書き方をおさえておくというのはマナーの一つになりますので、必ずやってみてくださいね。正しいビジネス文書が書けるかどうか、これは社会人として本当に重要なことです。

報告は簡潔に書くこと

よくあるのが、「文書が丁寧すぎて、くどい言い回しで何を伝えたいのかが解りにくい」というものです。
丁寧すぎる文書だと、まわりくどくて読みにくいということも多く、上司から注意を受けてしまう可能性も。

このあたりは、ビジネス文書も口頭での報告も同じです。
「簡潔に、解りやすくすること」がビジネス文書としては本当に重要になりますので、注意をしなければなりません。

言いたいことを簡潔に伝える努力をすること。それが大切なのです。

読む人の気持ちになることが大事

まず、文書を書くときとというのは「読む人の立場に立つこと」が何よりも大切になります。
読む側の立場に立ってみれば、「どういう文書がいいのか」というのはわりとすぐに判断することができるようになるもの。

「こういう文書がいいんだろうな」と考えて、相手にとって解りやすい文書を書く努力をしていきましょう。
そういった努力は、相手にしっかり伝わるものです。

読む人の立場に立った文書を書く。これは本当に大切なことになりますので、注意してください。

結論を先に言いましょう

まずは結果を報告。それから経緯について説明をするというのが、ビジネス文書の基本です。
相手が知りたがっていることというのは、何をおいても「結果」であるはず。

だからこそ、結果を先に伝えてあとからその経緯を伝える、ということを徹底していきましょう。

はっきりとわかるように書く

遠まわしな表現を使うのではなく、相手に間違いなく結果が伝わる様に書くことがビジネス文書の基本です。
ビジネス文書を書くときは、曖昧な表現を避けてしっかりと相手に伝わるような表現で書きましょう。

これができていない人というのは意外に多いです。
実は、曖昧な表現で伝えるというのは相手にとってとても失礼なこと。

だからこそ、きちんと相手にわかるような形でビジネス文書を書く必要があります。