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お断りの文書

速やかに送ること

断るというのは、人間の心情としてとても心苦しいものであり、その意思を大変伝えにくいものであり、言葉の選択が悩ましいものです。

それでも、謝罪同様タイミングを逸しては相手に対して失礼になり、ダメージもその分大きくなってしまいます。
できる限り速やかに、且つ丁寧に断りの文書を送る事が望まれます。

例えば、なんらかの事情で転職や再就職を余儀なくされた場合、まず個人として企業の求人に応募します。
その際、企業側からお断りの文書が届いた経験がある方ならばお気づきだと思いますが、相手の気持ちを配慮する表現が使われています。

企業にとって、求職者も社外の人間であり、将来的に取引先企業の社員となる可能性も考慮しなければなりません。
裏を返せば、その様な配慮のない企業なら、雇用されない方が幸運と言えるでしょう。

どの様な言い回しにしても、結果的に断らなければならないことには変わりありません。
それでも、断ることがとても心苦しいという意思を示すのと示さないのとでは、受け取る側の心象は雲泥の差があります。

和をもって貴しとなすという日本人の道徳が、ビジネスマナーにも反映されていると言えます。

断る理由の明確化

断るには必ず理由が必要です。
求人を断る場合にも、既に他社に決定した為など、なんらかの理由が書かれているはずです。
断る理由としては、業務内容が異なること、コスト的に難しい事、希望する期間内に完成が難しい事などが挙げられます。

商品製作については、人材や時間、費用によっては依頼を請ける能力を超えてしまう場合があります。
無理をして請けてしまった事で、結果的に相手が望む期間内に希望する水準の物が完成しない可能性もあり、企業のイメージダウンに繋がります。

理由を明確化する事は自社のキャパシティを打ち明けることもなりますので、双方にとって傷がつかない理由が必要となります。

一般的な言い回し

良く使われる表現はいくつかあります。
「誠に不本意ではございますが」「せっかくご依頼頂きましたのに心苦しく存じますが」などに始まり、「見送らせて頂きたく」「お請けできません」と意思表示は明確にします。

迅速に断ることで、相手は直ぐに次の行動に移る事ができるのです。

多くの場合、関係を断ち切りたくはないはずです。
最後には、今後も引き続きよろしくお願い申し上げます、の一文は欠かせません。
些細な心配りが、次回の取引へと繋がることを忘れてはいけません。

断る際のビジネス文書の言い回しは、ネットでも簡単に検索できますので、ケースに合ったものにカスタマイズして使用する事が出来ます。

いくつかのキーとなるワードをストックしておくことで、適当な文章が作りやすく効率的です。