お礼状

感謝の気持ちを伝える

断りや謝罪と異なり、お礼のビジネスレターは比較的書きやすく、フォーマットを使って常識の範囲内に済ませることができます。

しかしながら、お礼というのは一般的なビジネス文書と異なり、感謝の気持ちを相手に伝える必要がある分、文章にも工夫が必要となります。

通り一遍な文章では謝意は伝わらず、むしろ失礼に当たるため気配りが必要なのです。
いかなるビジネス文書も誤字脱字は極力無くしたいのは言うまでもありませんが、最も避けたいのが御礼状でしょう。

せっかくの心配りも台無しとなり、恥ずかしい思いをする結果になりかねません。
難しい語彙を使う必要はなく、丁寧に心を込めて書くことが肝要です。

受領確認

ビジネスシーンにおいて、お礼状は受け取った事を相手に伝える役割を兼ねています。

常識あるビジネスマンならば、送って頂いた書類や商品、お中元やお歳暮などに対して、速やかにお礼をしますが、相手はそれを見て送ったものが無事に相手に届いた事を確認できるのです。

その意味においては、タイミングは迅速であることが望まれます。

一般的な文章構成

出だしは拝啓、謹啓など、一般的なビジネス文書と同じですが、御礼状の場合は一般的な挨拶の前に時候の挨拶を入れることが望ましいでしょう。

硬いだけの文章ではなく、季語などを入れる事でやや柔らかい表現となり、謝意がより伝わりやすくする一種のツールと言えます。

何に対するお礼なのかを明確にし、結びの挨拶につなげます。

長々と書く必要はなく、頂いたことに対して喜んでいる気持ちをコンパクトに伝えるだけで十分です。
ビジネスシーンではサプライズのプレゼントなどはありませんので、全て想定内であることを前提に、お礼状もビジネスの域を出ないようにすることが肝要です。

あまり丁寧過ぎても相手が気を遣う結果となるため、双方共にビジネスライクであることが望まれます。

良くある疑問

御礼状を書くに当たり、PCで入力したものをプリントアウトして送る事は失礼に当たるのではないか、という疑問を良く耳にします。

これがプライベートな付き合いであればその通りですが、ビジネスにおいては特に失礼には当たりません。
最後に署名を自筆にするだけでも十分ですが、手書きの御礼状の方が心象が良いのは言うまでもありません。

取引の状況にもよりますが、立場によっても異なります。
売り手は買い手に対してより腰が低くなるのは当然の事として、御礼状は手書きよりも印字の方が自然な場合もあるのです。
封書の宛名書きは自筆で行うのがマナーです。

自筆の手紙は苦手という場合は、代筆業者に依頼する事も出来ます。
状況に合った手書きの文書を作成するプロですので、お礼状作成にむやみに時間とエネルギーを費やすよりも、いくばくかの代金で業者に委託するのも選択肢の一つです。