稟議書

承認印をもらう必要がある

印鑑
企業は利益を売ることが目的の集団ですが、そのための初期投資はやむを得ないものとして予算を確保しています。

しかしながら、予想外の出費が予想される場合、それが必要経費であるかどうかの判断を経営サイドに求めるケースがあります。
その場合、日本企業の場合稟議書を提出し、各段階の承認印を貰う必要があるのです。

稟議書の提出は多くの場合面倒臭いと思われがちですが、稟議が通らなければその提案に企業はお金を出さないことを意味します。

この稟議書を提出してから承認が下りるまでの期間はケースバイケースです。
何十億というお金が動く場合、社長決裁が必要ですが、数万円の稟議ならば部長印で良いなど、金額によって必要な承認印が異なります。

大きなお金が動く場合、それだけ承認印の数も増えます。
例えば課長、部長、部門長、副社長、社長の順に承認印が必要だった場合、この全ての管理者が社内にいなければなりません。

海外へ長期出張などで不在の場合、その段階の承認印がなかなか得られず、稟議が下りるまで時間が掛かってしまいます。

定型文書

多くの企業が稟議書のフォーマットをイントラネットからダウンロードできるようになっています。
つまり定型文であるため、必要事項を記載するだけの簡潔なものとなっているのです。
面倒な文書作成能力は必要なく、重要なのは目的とそれに掛かる費用を明確にすることです。

稟議の内容は物品購入であったり、予定にない出張の申請であったり、人材の確保などが挙げられます。
予算というのは、前年度の実績をもとに算出されますが、予算計上していない必要経費も当然出てきます。

企業はこの様なケースに備えてた予算枠がありますが、全ての社員の要求に応じられるものではなく、当然優先順位があります。

多くの企業の決算期は3月です。
そのため、年をまたぐと予算不足で決裁が下りない可能性がより大きくなるのが実情です。

それでも、必要だと判断されれば様々な予算枠の切り貼りで捻出することも不可能ではありません。
如何にして承認権限者の理解を得られるかは、このコンパクトな定型文書に全てかかっているのです。

稟議書の目的

予算計上外の経費の申請が目的ですが、本来の目的は忙しい社員がミーティングを開く時間をカットすることにあります。
そのため、提案に対してそれそれが承認すれば、会議で決定したのと同様の効力を発揮するのが稟議書なのです。

経費の削減は、こうした社員の時間の調整も含まれるのです。

決裁権限を持つ各階層の意思決定のために使用される稟議書は内部文書として外部監査の対象となります。
そのため一定期間の保管管理が必要な書類の一つとして、取扱いは厳重に行われる文書なのです。