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機密文書の種類と廃棄する際のルールや方法について

機密文書の種類

企業で勤務をする時には、重要度により書類の扱いを変えていくことが必要です。
不正競争防止法第2条では、営業を通して知った情報について、それを不正競業や不正利益のために開示をしてはならないということを定めています。

ここでいう営業を通して知る秘密の範囲として「秘密管理性」「有用性」「非公知性」の3つが条件となっています。
つまり営業を通して知ることができた情報であっても、既に社会的に知られていることなどは守秘義務にあたりません。
反対に、上記3つの条件に当てはまる文書の例としては業務秘密にあたる技術や設計を記録したものや、顧客情報のデータベース、その他会社の重要な戦略を記したものなどが含まれます。

一方で、よく勘違いされているのが「就業規則」や「タイムカードなど勤怠記録」などといったもので、これらは外部への持ち出しを社内規定で禁止することの方がおかしいというふうにされています。
実際に労務関連の訴訟になったときに、サービス残業や違法な就業規定で争いを起こした元従業員に対して、会社側が「社外秘書類である就業記録や勤怠記録を持ち出した方が違法である」というふうに訴え返した荒唐無稽な事例があります。

近年では、小売店や飲食店に勤務をしている人が訪れた有名人のことをツイートしたり、写真を撮ったりしたことで訴えられる事例があります。
基本的に、業務を通して知り得た情報を公にするということは禁止されている、と考えた方がよいでしょう。

文書についてはあらかじめ人事や総務で「極秘」「被文書」「社外秘文書」といったようにスタンプなどで管理をして、絶対に外部に持ち出すことができないように管理しておくことが必要です。

廃棄ルールと廃棄する方法

守秘義務の中でも、漏洩がないように気を使うのが文書になっているものです。
社内でも一部の人しか閲覧することができないような文書については、他の書類と分けて管理をし、不要になったらすぐに廃棄するというルールを作ることが大切になります。

この時、廃棄は業者に依頼をすることなく、きちんと社内で廃棄をするというふうにルールを作っていくことが重要です。

秘密性の高い文書になると、必要な時には厳重に管理をされているので、なんとなく廃棄しづらい雰囲気もあるでしょう。
しかし「何かあったときのためにとっておこう」と考えて廃棄を渋っていると、そこから情報が漏洩してしまうこともありますので、特に機密文書は早めに廃棄をするというルールを徹底させる必要があります。

なお、市販のシュレッダーでも縦に細長く切るだけのタイプは簡単に復元できてしまうので、完全に廃棄をしたい書類があった時には「セキュリティレベル」の高度なマイクロシュレッドなどを使用した方がよいでしょう。