1. >
  2. >
  3. 会社での書類整理整頓法

会社での書類整理整頓法

整理する必要性、方法

会社に入社したばかりの新人研修で、必ずと言ってよいほど取り上げられることの一つに「5S」があります。
この「5S」は整理、整頓、清掃、清潔、しつけの5つの頭文字をとったもので、就業環境をきれいに保つことを心がけるという内容です。
ビジネス書でも整理整頓についてはかなり言及しているものが多く、「できる社員は机がきれい」といったようなキャッチフレーズが使われることもあります。

なぜことさらに整理整頓という小学校の頃から言われているような注意事項を会社組織で掲げられるかというと、それは裏返せば整理整頓は簡単にはできないことであるからです。

社内のデスクまわりの風景として、机の周りにファイルや資料が山積みになっており、その山の間でパソコンとにらめっこするというようなものがありますが、それは仕事環境としては非常によくない状態です。
というのも山積みになった書類は必要なものをすぐに参照することができないため、作業によけいな時間がかかってしまい、かつ雪崩を起こしてしまう危険性があるからです。

雪崩が起こってしまえば重要書類を汚損する可能性がありますし、紛失をしてますます業務が滞る可能性があります。
この「必要なものがどこにあるかわからない」という状態は、どんどん業務にかかる時間が遅くなる要因になるので、悪循環を作り出してしまいます。

整理整頓が苦手という人は、5Sについて説明されている本などを参考に、まず身の回りを清潔にする方法を考えてみましょう。

便利グッズ

会社の書類整理に使える便利グッズとしては、ファイリングを別々にできるボックスがあります。
仕事を効率的に行うためにはまず優先順位をはっきりさせる必要があることから「至急案件」「できるだけ早くする案件」「期限内までに行う案件」といったふうに書類を区別して保管していきます。
この仕訳をするためにボックスを用意して、それぞれの箱に書類を預かった時点で入れておくことで、次にするべき仕事を視覚化することが可能です。

また、書類とは別に郵便物を入れるレターケースがあると、複数の種類の書類がごちゃごちゃになることがありません。

不要な書類の廃棄

整理整頓の基本として「不要なものはすぐに捨てる」ということがあります。
プライベートでもいらないものを溜め込まないということが部屋づくりのコツになりますが、業務においてはますますその重要度が高まるでしょう。

もし捨ててよいかどうか迷ったら、スキャナで電子化をしてペーパーは廃棄するという方法もあります。
書類の廃棄をする時には重要書類を不用意に一般ごみにしないよう、内容を確認して必要に応じてシュレッダーで確実に廃棄をしていくことも重要です。