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裏紙を利用するメリット・デメリット

裏紙に使う用紙にご用心

企業運営では細かい部分での経費削減が求められます。
使用していない部屋の電気を消したり、無駄な備品を消費しないようにするといった、従業員一人ひとりの心がけによるようなものです。

しかしそうした経費削減で、注意しておきたい項目の一つが裏紙の利用です。
裏紙というのは、一度コピーなどで使用した用紙の裏面にもう一度印刷して使うというもので、備品として購入するコピー用紙の消費を減らせるというメリットががあります。

コピーをする時には倍率をミスしてしまったり、会議で余分に印刷していたりというようなことがよくあるものです。
通常であればそのまま廃棄してしまう用紙を、再び有効に利用できるというのは、リサイクルやエコの点でもメリットがあると言えます。

しかし一方で、何でもかんでも裏紙にしてしまうという習慣をとっていると、本来社外秘として扱われるべき重要書類の裏面に印刷をしてしまい、それを外部に持ち出すようなことにもなります。
裏紙として使用する場合、いちいち裏面に何が書いてあるかを確認しないで印刷していることが多いので、無防備にメモ用紙のように使用して社外に持ち出し、そこから情報が漏洩してしまうということもあるのです。

特に多いのが名簿として大量に印刷していたものを廃棄し、それが裏紙になっているというようなケースなので、そうしたデメリットを考えて運用していく必要があります。

裏紙利用時の注意点

裏紙そのものは、不要な紙を再利用できるので決して悪いことではありません。
ですが情報漏えいを防ぐため、まず裏紙にしてよい用紙とそうでないものを明確に区別しておくことが重要になってきます。
とはいえ一律になにが良く、なにが悪いかを一人ひとりの従業員の主観で判断することはできませんので、何らかのルールを決めて、それ以外のものだけを使用するという風にしていきましょう。

また、裏紙使用の意外なデメリットとして、コピー機やプリンターの破損の原因になるということがあります。
というのも、特に熱転写プリンタの場合には同じく熱を加えたときにインク部分が剥がれやすくなってしまうという特徴があるので、紙送りに使用しているゴム部分にインクが付着しやすくなってしまうからです。
コピー機の場合には読み取りをする部分に裏紙のインクがついて、それが汚れになってしまうこともあるので、長く裏紙を使用していると、どうしてもプリンター自体の性能が劣化してしまいます。

裏紙を使用する場合、そのままプリントするのではなく、細かく切ってメモ用紙とするなど、別の使い方も考えてみてもらいたいです。
また、裏紙として使用したあとでも不用意に社外に置きっぱなしにしないよう、廃棄は社内で行うといったルールも徹底させる必要があります。