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労働基準法上保存が義務付けられている人事書類の安全確保について

労働基準法上保存が必要な書類

会社では数多くの文書の取扱がされますが、その中には法律により一定期間破棄をしてはいけないことが定められている文書があります。
保管が義務付けられている文書のことを「法廷保存文書」といい、それぞれ根拠となる法律をもとに保管する期間が決められているのです。

保存年数が長いのが経理・税務関連の書類で、計算書や会計帳簿といった重要な文書は10年間保管しいつでも参照できる状態にしておかなくてはいけません。

会計関連の文書とともに、長く保存年数が定められているのが人事・労務関連の書類です。
代表的なのが重要な人事に関する文書や労働組合との協定書で、こちらは期間の定めなく会社が存続する限りずっと保管をしなくてはいけません。

労働基準法によって定められている文書として「労働者名簿」や「賃金台帳」「雇入れ・解雇・退職に関する書類」といったものがあります。
その他にも災害補償や賃金に関する記録(タイムカード、残業命令書、残業報告書など)といったものは、本人が退職をしても3年間は保管しておかなくてはならない決まりです。

会社内では人事に関して扱う書類や記録が非常に数多くあるので、人事や総務には担当者を設置し、きちんと永続的に記録をしていくことができるフォーマットを作っておくことが大切になってきます。

電子化しての保存が可能に

上記のような文書は、ただ保管してあればよいというわけではありません。
そもそもなぜ保管が必要かというと、労働基準監督署や税務署など外部からの調査が入ったときに、すぐに資料として提出しなくてはいけないからです。

保管期間の長い書類になると、つい扱いがぞんざいになって湿気のある倉庫の中に入れっぱなしになるかもしれません。
そうした劣悪な環境に保管することにより、内容を判読できないほど汚損があった場合には、保存義務を果たしていなかったとして罰則を受けることになります。

とはいえ従業員が多く、派遣やアルバイトなどで人員が多く入れ替わる企業の場合、その扱われる書類も膨大になっていくので、全てを書面で記録・保存するのは困難です。
そこで平成17年4月1日からはe-文書法という、記録文書を電子化する制度が導入されるようになりました。
この法律により、それまで法令により紙での保存が義務付けられていた文書も電子化して保管することができるようになったのです。

会計帳簿の他にも振替伝票や営業報告書といった文書など、社内で扱うほぼ全ての文書をデジタル化して保管できるようになっているので、小規模なオフィスでも簡単に保管できるようになりました。

現在紙で保存している文書を電子化してくれるサービスもありますので、社内の体制を整える時に大変便利です。