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業務を効率化を目的として情報を一元管理することのメリットとデメリット

一元管理するメリット・デメリット

業務を行う時に意外に時間がかかるのが情報の探索です。

わかりやすいのが営業における取引記録で、何年か前に同じ商品を同じ取引先に販売したという実績がある時、当時はどういった条件でいくらの金額をつけていたか、調べてから見積もりを出す必要があります。
当時と全く担当者が一緒であればよいのですが、その数年のうちに担当の変更や異動があったということになると、その情報がどこにどういった形で保存されているかが分からないこともあるでしょう。

昔ながらの属人的な業務の場合、書類の保管方法やデータの取扱方法は個々人で別々に行っており、その人を通さないと情報を探せないことにもなっていました。
しかしスピード感が重視される現在の取引環境においては、そうした探索にかける時間は大きなロスになってしまい、業務時間を無駄に伸ばすことになります。

そこで企業全体で取り組む問題として、情報を一元管理するということが挙げられます。
情報の一元化というのは、属人的であったフォーマットを一ヶ所に集め、以前の内容を誰でも簡単に検索できる状態にすることです。

個人で自由に作っていた書類の書式が統一されることから、新しく配置される人もすぐに同じように文書管理と作成をすることができるので、引き継ぎの煩雑さがなく、より効率的に業務を進めることができます。

しかし一方でデメリットとなるのが、誰からも簡単にアクセスができてしまうことにより、情報漏えいがしやすくなるということです。
属人的な管理方法の場合、情報漏えいがあっても流出するのはその人の担当分のみでしたが、一元管理をしてしまうと誰か一人が漏洩をした時には全てのデータが流出してしまうことになります。

デメリット回避のための管理方法

データの流出が怖いからといって、属人的で非効率な文書取扱をし続けるのもまた、企業にとってはよいことではありません。
属人的な管理方法は取引におけるブラックボックスを作ることになるので、賄賂や癒着の温床になってしまうからです。
問題はそうしたリスクを把握した上で、より企業に役立つシステムを構築していくということです。

情報漏えいが起こらないようにするために、まずはアクセスできる権限を決めて、部外者が簡単に閲覧できないようにしていきましょう。
その他入室管理や記録媒体の持ち出しを制限し、不必要なデータが外部に出ていかないようにしていくなど、取るべき対策はたくさんあります。

それと何より、従業員全体に情報を一元化する必要性とリスクを説明し、不用意な取扱をしないように啓蒙していくようにします。

また、一元化さえすれば業務が効率化するという単純なものでもありませんので、できればシステム管理者を設置し、常に業務改善を目指しましょう。